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文献引用管理工具 Mendeley 简明教程

曾经多次对朋友甚至父亲力荐 Mendeley 这个文献引用管理工具,为了显得让自己的推荐更负责任一些,这里专门简单写写自己的心得与体会。另外也对向我推荐 Mendeley 的导师 Dr Lin Zheng 表示感谢。

文中使用了较多图片来介绍流程步骤,“一图胜千言”,适当标注的截图更容易让人理解。

为什么要用文献引用管理工具

在国外写论文,参考文献是不可或缺的要素,决定了论文的说服力。但是对于大多数人,管理文献时,总有各种各样的问题:

  • 整理参考文献信息干扰行文思路、浪费时间。
  • 引用格式规范繁杂,难以保证每次引用的格式准确性。
  • 文末参考文献作者排序容易出错。
  • 文献信息的准确性(比如页码、出版年份)也比较难以保证。

选择并且熟练使用一个可靠的文献引用管理工具,几乎可以完美解决上述问题。

常用文献引用管理工具都有哪些

根据这个 Quora 问题,常见的文献引用管理工具大概如下:

  • Endnote:可能是最好用的收费文献引用管理工具(笔者尚未用过),根据笔者所在大学的要求,不能安装在个人电脑上(虽然有下载)。
  • Mendeley:有免费账户(2G 存储空间),对于笔者来说完全足够。
  • Zotero:简单尝试过,觉得比较简陋,但是也有不少人推荐。
  • Papers:笔者有购买正版,个人感觉跨平台性非常差(不支持 Windows),据称其 PDF 标注功能强大,但是个人感觉并不是很易用。
  • Word 自带文献引用管理:过于简陋,而且与当前文档绑定。

另外,Mendeley 官网也有作对比,当然可能有王婆卖瓜的成分啦。

本文将以 Mendeley 为例,介绍比较高效的文献引用管理流程。

准备工作

安装 Mendeley

前往 https://www.mendeley.com/ 下载 Mendeley 并且安装,注册账户。

安装 Mendeley 插件(如果使用 Word)

首次打开 Mendeley 应该有提示安装 Word 插件,安装时需要关闭 Word。

如果没有提示安装插件,可以点击 Mendeley 主界面顶部菜单栏的“Tools”,然后点击“Install MS Word Plugin”(如下图)。

ref-mendeley-plugin-installation

大致认识主界面

下图为 Mendeley 主界面的简单介绍(对于新安装的 Mendeley,不会有任何引用条目)。

ref-mendeley-layout

使用 Mendeley 引用文献的流程

1. 文献查找、导入

1.1. 在 Google Scholar 上的快速通用导入方法

这里以在 Google Scholar 上搜索文献为例(关键词为“financial statement analysis”,如下图所示)。

ref-google-scholar-search

这里的文献大概有几种情况:

  • 书籍(Book),可能链接到 Google Book,也可能只能查看书籍信息
  • 到一些文献网站的链接,不容易被下载
  • PDF,如果在校园网络一般可以下载,或者付费购买
  • TXT、Word、PPT 等文档格式
  • Citation 或者 Patent 格式(上图中没有出现)

对于以上所有类型的文献,在 Google Scholar 中都有统一的快速引用方法(如下图):

ref-google-scholar-refman

点击所要引用文献左下角的引号(“)图标,在弹出的方框中点击 RefMan 下载 .rib 文件。如果安装了 Mendeley,双击即可将其导入库。这种方法也适用于比较健壮的文献系统,比如一般大学的图书馆系统也提供 RefMan 格式的索引文件下载。

1.2. 对于 PDF 文献的文件的特殊方法

很多直接下载的 PDF 文件也是可以直接拖入 Mendeley 的,如果这些 PDF 文件含有作者信息,Mendeley 也会自动识别。对于不准确的信息,可以右键点击“Update Details”使用 Mendeley 的数据库搜索相关信息,进行更正(如下图)。但是经常会出现错误的更正,所以做完这一步后还得人工核对一下。

ref-mendeley-update-details

1.3. 对于无法自动导入的文献

一些特殊的参考来源,比如网站上的新闻,是需要手动填写相关信息的。

在 Mendeley 左上角点击 Add 旁边的加号(+),然后点击“Add Entry Manually”即可手动添加条目。

ref-mendeley-adding-manually-1

ref-mendeley-adding-manually-2

说到这里,最麻烦的步骤已经完成了,对于在文中文献的引用将会非常简单。

2. 在文中插入引用

2.1. 选择合适的引用格式

在 Mendeley 主界面顶部菜单栏,选择“View”,然后指向“Citation Style”,然后选择你需要的引用格式(对于 LaTeX 是不需要选择的,可直接导出)。如果没有找到自己需要的引用格式,可以点击菜单底部的“Journal Abbreviations”选择其他格式。这种操作现在也可以在 Word 的 Mendeley 插件里进行。一般而言,这个步骤是一劳永逸的,不需要经常修改。

ref-mendeley-change-citation-style

2.2. 在 Word 里添加 in-text reference

举个例子,如果我想在上面 Word 文件中的“$5000”后面插入一条引用,只需要在 Word 的 Reference tab 里,点击 Insert or Edit Citation,会弹出一个 Mendeley 对话框即可搜索自己文献引用库的相关文献。比如我记得这里大概是要引用一个关于比特币价格达到了历史高点的新闻,就输入了“bitcoin record high”,然后选择了第二条。

ref-mendeley-adding-in-text

插入引用后的效果大概是这样:

ref-mendeley-adding-in-text-result

注意:

  • Mendeley 插件是不会自己插入空格的,因此最好在插入引用之前或者之后,在插入引用的地方前面加一个空格。
  • 如果希望使用其他格式的 in-text reference,可以直接编辑插入的作者信息。

2.3. 在文末插入 Bibliography

ref-mendeley-adding-bib

至此,完整的使用 Mendeley 插入文献引用的流程就完成了。最终效果如下:

ref-mendeley-final-word

总结

整理、引用参考文献的工作是比较重复性的(repetitive),因此笔者更愿意将其半自动化。毕竟光是阅读文献就已经足够耗费精力的了。让机器去做这样重复性的事情,它们会做的更标准、更好、更不会出现错误。即使学习使用文献引用管理软件会消耗不少时间,但是“磨刀不误砍柴工”,这是一件很值得投入的事情。

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